呼び出しのたびに電話をかけていて、現場の手が止まる
電話による呼び出しは、確実に届く反面、かける側の手が毎回止まります。台数が増えるほど負荷は線形に増え、かけ直しや不在による手戻りも発生します。ただしガラケーのドライバーが多い拠点では、電話や自動音声が現時点で最も確実な手段です。
この課題の構造
電話による呼び出しは、確実に届くという点で優れています。相手が出れば伝わったことが分かり、聞き返しもその場でできます。長く使われてきたのは、それが理由です。
問題は、確実さと引き換えに、かける側の手が毎回止まることです。1台あたり1分でも、1日30台なら30分。しかも受付が立て込んでいる時間帯ほど呼び出しの回数も増えるため、忙しい時間に負荷が集中します。
ここで検討すべきなのは「電話をやめること」ではありません。電話でなくてもよい相手を分けることです。スマートフォンを持つドライバーには通知で届けば、電話をかける件数そのものが減ります。ガラケーのドライバーには従来どおり電話を使えばよく、全員を一つの手段に揃える必要はありません。
なぜ起きるのか
- バースが空くたびに人が電話をかける必要がある
- 呼び出しは作業の進捗に応じて発生するため、事前にまとめて処理できません。バースが空いた瞬間に人を確保する必要があり、その間ほかの業務が止まります。
- 不在やかけ直しで、呼び出しから着車までに時間が空く
- ドライバーが電話に出られない状況（トイレ、休憩、別の作業）があると、かけ直しになります。その間バースは空いたままで、処理能力が落ちます。
- 誰にどこまで連絡したかが共有されない
- 電話の記録は個人の中にしか残らないため、担当が変わると二重にかけたり、逆に抜けたりします。
- ドライバー側も車内から離れられない
- いつ呼ばれるか分からない状態では、ドライバーは電話を待つために車内に留まります。休憩を取りにくく、待ち時間の体感が長くなります。
打ち手
- ドライバーの端末の実態を把握する
- 来訪するドライバーのうち、スマートフォンを使える割合を確認します。この数字が分からないまま手段を選ぶと、対応できないドライバーが出て結局電話に戻ります。まずは受付時に確認するだけでも構いません。
- 呼び出しを通知に置き換えられる範囲を決める
- スマートフォンを持つドライバーに通知で届けば、その分だけ電話をかける件数が減ります。全件をゼロにする必要はなく、半分でも負荷は半分になります。
- ガラケー利用者の運用を別に決めておく
- 自動音声やSMSに対応したサービスを選ぶか、その分だけ従来の電話運用を残すかを決めます。ここを曖昧にしたまま導入すると、現場で例外対応が発生し続けます。
- 呼び出しの記録が残る形にする
- いつ誰を呼んだかが残れば、二重連絡や抜けがなくなります。荷待ち時間の記録としても、呼び出し時刻は重要な項目になります。
バースナビを使う場合
バースナビでは、呼び出しがLINEの通知でドライバーに届き、呼び出し時刻が記録として残ります。電話をかける件数を減らせます。ただし、自動音声やSMSによる呼び出し機能は持っていません。ガラケーのドライバーが多い拠点では、倉庫側での代行登録と従来どおりの電話運用の併用になります。この点を重視される場合は、MOVO BerthやTruckCALLなど自動音声呼出に対応したサービスもご検討ください。
よくある質問
- スマートフォンを持たないドライバーがいる場合はどうなりますか？
- バースナビでは倉庫側での代行登録に対応していますが、自動音声やSMSでの呼び出し機能は持っていません。呼び出しは従来どおり電話で行う運用になります。
- 電話をやめる必要がありますか？
- ありません。スマートフォンを使えるドライバーだけ通知に切り替えるだけでも、電話をかける件数は減ります。全員を一つの手段に揃えることを目的にすると、導入自体が進みません。
- 呼び出しの記録は必要ですか？
- 義務ではありませんが、荷待ち時間を把握するうえで呼び出し時刻は重要な項目です。到着から荷役開始までのどこで時間がかかっているかを切り分けられます。
受付の仕組みから変える場合バースナビは受付と呼び出しをドライバーのLINEで完結させ、待ち時間を自動で記録します。1拠点あたり月10,000円、2ヶ月無料。
サービスの詳細