情報システム部門がなく、システム導入に踏み切れない

受付システムの導入で情報システム部門が必要になるのは、主に初期設定と障害対応です。初期設定を提供側が行い、ドライバー側に専用端末やアプリを必要としない構成であれば、拠点側の負担は運用ルールの周知に絞れます。

この課題の構造

情報システム部門がないこと自体は、システムを入れられない理由になりません。実際に負担になるのは、初期設定・端末管理・ドライバーへの説明・障害時の対応という4つの具体的な作業です。

この4つのうち、どれが自社に残るかはサービスによって違います。専用端末の設置が前提なら故障対応と更新作業が残り、ドライバーにアプリのインストールを依頼するなら現場での説明工数が発生します。

逆に言えば、この4つが誰の担当になるかを検討時に確認すれば、判断はできます。「情シスがいないから無理」で止めるのではなく、何が残るのかを個別に確認するのが実務的です。

なぜ起きるのか

初期設定を誰がやるのかが決まらない

拠点情報、バースの構成、運用ルールの登録は、システムを使い始める前に必要です。この入力を自社で行う前提のサービスだと、誰がやるかで止まります。

専用端末を設置すると、その管理が拠点に残る

受付用のタブレットなどを置くタイプは、故障時の交換、OSやアプリの更新、盗難・破損への対応が発生します。現場に担当者がいないと、止まったときに動けません。

ドライバーへの説明工数が発生する

アプリのインストールやアカウント作成が必要だと、初回来訪のドライバー全員に説明することになります。受付が混む時間帯にこれが重なると、逆に滞留します。

障害時に誰に聞けばいいのかが不明確

動かなくなったときの連絡先と、その間の代替運用が決まっていないと、受付が止まります。紙に戻せる準備があるかどうかで、リスクの大きさが変わります。

打ち手

初期設定を提供側が代行するか確認する

拠点・バース・運用ルールの登録を提供側が行うのか、自社で入力するのかを検討時に確認してください。ここが自社負担だと、導入がそこで止まりがちです。

専用端末が必要かどうか確認する

端末の設置が前提のサービスは、故障対応・更新・管理の運用が拠点側に残ります。ドライバー自身の端末で完結する方式なら、この負担は発生しません。

ドライバー側に何を依頼することになるか確認する

アプリのインストールが必要か、アカウント作成が必要か、QRを読むだけで済むか。ここが現場の説明工数に直結します。

止まったときの代替運用を決めておく

システムが使えない状況でも受付は続けなければなりません。紙の受付簿を残しておく、といった単純な備えで十分です。これがあるだけで導入判断のハードルは下がります。

バースナビを使う場合

バースナビでは、申込後の倉庫マスタとバースの設定を弊社が行い、最短で翌営業日に開通します。ドライバーはLINEミニアプリのため、インストールもアカウント作成も不要で、QRコードを読み取るだけです。倉庫側に専用端末の設置は必要ありません。管理画面はブラウザで使えるため、既にあるPCで完結します。

よくある質問

情報システム担当者がいなくても導入できますか？

初期設定を提供側が行い、専用端末やアプリのインストールを必要としない構成であれば、拠点側の負担は運用ルールの周知に絞れます。検討時にこの3点を確認してください。

受付用の端末を設置する必要はありますか？

バースナビでは必要ありません。ドライバーが自分のスマートフォンでQRコードを読み取る方式のため、倉庫側に設置する機器はありません。管理画面は既存のPCのブラウザで使えます。

システムが使えなくなったらどうすればいいですか？

紙の受付簿を残しておけば、その間は従来どおりの運用に戻せます。導入時に代替手段を決めておくことをおすすめします。

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